ארגון כנס הייטק מוצלח הוא הזדמנות טובה להתכנסות של מוחות מבריקים, להצתת רעיונות ושיתופי פעולה עתידיים ולהכרת הנפשות הפועלות בתחום התעשייה שלכם. אחד האספקטים החשובים ביותר של ארגון כנס הוא בחירת המקום שבו הוא יתקיים. אם אתם מתכננים כעת את הכנס הבא של החברה שלכם, המאמר שלפניכם יעזור לכם להבין כיצד לבחור את המקום המושלם בשבילו.
מלונות: המקום המסורתי
בתי מלון הם בחירה מסורתית לאירוח כנסים זה שנים רבות. הם מציעים שילוב של יוקרה, נוחות ומקצועיות שמעט מקומות אחרים יכולים לספק.
- בנוי לאירועים: לבתי מלון רבים בארץ ובעולם יש אולמות כנסים, חדרי ישיבות ואולמות נשפים המיועדים במיוחד לאירועים כאלו. חללים אלו תוכננו במיוחד כדי להתאים להתכנסויות בגדלים שונים, ומבטיחים חוויית אירוע חלקה ונעימה
- שירותים במקום: כנסים ואירועים במלון יכולים להשתמש בשירותים באתר כמו קייטרינג, ציוד אורקולי וקישוריות לאינטרנט מהיר. זה מפחית את הטרחה של מיקור חוץ של רכיבים שונים של האירוע
- לינה מכוסה: עבור כנסים הנפרשים על פני כמה ימים או עם משתתפים המגיעים מחו"ל, אי אפשר להפריז ביתרון של לינה במקום הכנס. המשתתפים יכולים להתארח בנוחות, לשכוח מהתעסקות בהתניידות וליהנות משילוב של נופש ולמידה
טיפים לבחירת המלון הנכון
- המקום הוא המפתח: בחרו מלון במקום מרכזי או קרוב למרכזי תחבורה, כדי להקל את הגעת המשתתפים למקום
- יכולות טכניות: ודאו שהמלון מציע אינטרנט מהיר, מקרנים, מערכות סאונד וכל צורך טכנולוגי אחר החיוני לכנס שלכם
- משא ומתן על חבילות אירוח: מלונות עשויים להציע חבילות הכוללות השכרת חדרים, מזון וציוד. בדקו את האפשרויות האלה כדי להתארח במקום מעולה בעסקה משתלמת
מרכזי כנסים ייעודיים: ממוקדים ופונקציונליים
לעומת בתי מלון המשרתים מגוון אורחים, מרכזי כנסים ייעודיים נבנים במטרה אחת ויחידה של אירוח אירועים.
- חללים הניתנים להתאמה אישית: עם מגוון חדרים ואולמות, המארגנים יכולים לבחור כמות חדרים וחללים על פי גודל וסוג האירוע שלהם, מה שמבטיח ניצול אופטימלי של המקום
- שילוב טכנולוגיה מתקדמת: מרכזי כנסים רבים מספקים כיום מערכות משולבות כמו שילוט דיגיטלי, כלים איכותיים לשיחות ועידה בווידאו וציוד שמע חדיש המותאם לאירועי חברה
- שירותים מרכזיים: במרכזים אלו יש בדרך כלל צוות ייעודי לניהול אירועים, המציע שירותים כמו דלפקי רישום, תמיכה טכנית באתר ואפשרויות קייטרינג בהתאמה אישית
קמפוסים אוניברסיטאיים: קרקע פורייה לחדשנות
אוניברסיטאות הן לא רק לסטודנטים. הקמפוסים הנרחבים שלהם, המצוידים באודיטוריומים, באולמות הרצאות ובמעבדות טכנולוגיות חדשניות, יכולים להיות מיקום אידיאלי לכנסים טכנולוגיים.
- גישה לכישרונות: אירוח כנס באוניברסיטה יכול לספק לחברות גישה ישירה לכישרונות צעירים, לחוקרים ולאנשי מקצוע אקדמיים. זהו מצב של win-win לגיוס, לנטוורקינג ולחילופי ידע
- תשתית טכנולוגית: לאוניברסיטאות המחקר, בייחוד אלו המתמקדות בטכנולוגיה, יהיו ציוד ומתקנים מהשורה הראשונה שאפשר למנף לאירוע
- דיל חסכוני: בהתאם לשותפות או להסדר עם ההנהלה, אוניברסיטאות יכולות להציע את החללים שלהן בעלות מופחתת בהשוואה למקומות מסחריים
מקומות ייחודיים: עושים רושם מתמשך
עבור חברות השואפות ליצור רושם חזק או מחפשות טוויסט ייחודי, אפשר לשקול מקומות אירוח לא שגרתיים כמו מוזאונים, אתרים היסטוריים או אפילו אמפיתיאטראות באוויר הפתוח.
- יצירת באזז: מקום בלתי צפוי יכול ליצור התרגשות וסקרנות, ולהביא להרשמות מרובות של משתתפים ואף לסיקור תקשורתי
- שידוך הנושא עם המקום: כנס טכנולוגי המתמקד בטכנולוגיות עתידניות יכול להשתמש במוזאון מדע כמקום מושלם, המשלב את התוכן עם ההקשר שלו
עם זאת, בעוד מקומות אלו יכולים להציע אווירה ייחודית, המארגנים חייבים להיות מוכנים לאתגרים פוטנציאליים כמו סידור ציוד טכנולוגי נחוץ, ניהול לוגיסטיקה בחללים שאינם מיועדים באופן מסורתי לכנסים, והבטחת נוחות המשתתפים.
לסיכום
בחירת המקום לאירוח האירוע שלכם לחברה הוא השלב הראשון בתכנון הכנס המושלם. בין שאתם רוצים להסתמך על שירותיהם המקיפים של מלונות ולקבל הזדמנות לרכוש חבילות אירוח משתלמות, לבחור במרכזי כנסים מסורתיים או לצאת מהקופסה ולארח את הכנס הבא שלכם במוזאון, האפשרויות מרובות והבחירה בהן תלויה בצרכים שלכם, בסדר גודל האירוע ובתכנים המועברים בו.
