מזכירות מהווה חלק בלתי נפרד מהנוף העסקי, מזה שנים רבות. זהו אחד מהדברים, אשר מזוהים עם עסקים בתודעה הציבורית, מאחר שהלקוח הממוצע מתקשר לרוב מול המזכירות. ניתן לומר, שזהו "צומת" מרכזי וחיוני בכל עסק. כמובן, לא מדובר רק על צומת לתקשורת, אלא הרבה יותר מכך. אלא שמזכירות לא חייבת להיות בתוך העסק עצמו. מסתבר, שיש שירותי עזר לכך, אשר מציעים חלופה אטרקטיבית מאוד וגם משתלמת. במה מדובר?
שירותי מזכירות – האלטרנטיבה האטרקטיבית
בעסקים יש כידוע דרכים רבות, אשר באמצעותן ניתן להשיג מטרות שונות. לא מעט זמן מושקע בעסק מתוחכם, במחשבה ובדיקה של אפשרויות שונות כאלה. לעתים, הבחירה החכמה עשויה לחולל שינוי דרמטי של ממש בעסק, להציל אותו ממצבי משבר, לאפשר לו לזנק קדימה ממצב "תקוע" ועוד. בכל מקרה, תמיד צריך לשם כך לחשוב, לבדוק ולנסות. שירותי מזכירות מציגים כיוון אחד מעניין במיוחד של התייעלות. באמצעות שירותים כאלה, ניתן לחסוך בהוצאות, לשפר גמישות עסקית ועוד. מייד נרחיב על היתרונות. רק נאמר בינתיים, שאם מחפשים להתייעל, הגיוני להתחיל מהיבטים מרכזיים של תפעול העסק. היבטים שמהווים אילוצים שוטפים. אצל מי אין עיסוק מתמיד במנהלות שונות, כולל מה שמכונה לרוב פעילויות "מזכירות"? אז בואו נראה במה זה מתבטא.
דוגמאות מהשטח
אלה כמה דוגמאות בולטות במיוחד, לפעילויות אשר כלולות במסגרת מה שמכונה "שירותי מזכירות":
- תקשורת עם ספקים ולקוחות – שירותי המזכירות מספקים קודם כל מענה, לתקשורת טלפונית מסוגים שונים. זאת, כולל מענה לטלפונים נכנסים והוצאת שיחות מסוגים שונים, כגון משלוח הודעות.
- תיאום פגישות – תיאום פגישות, ניהול יומן וכדומה, משתלבים בניהול פעילות העסק הבסיסית ועשויים לייעל אותה. מחד, הדבר מאפשר קידום של הפעילות השוטפת ההכרחית. מאידך, היבט ניהול הזמן הוא כידוע היבט חשוב ביותר בעסקים. ואם שירותי המזכירות נצרכים ממקור איכותי ומקצועי באמת, כל זאת יקבל מענה מצוין.
- טיפול במשימות שוטפות – מזכירות בעסקים מטפלת במגוון רחב של פעילויות והן למעשה שונות למדי, בין עסק לעסק. כך שבהתאם לצורך, ייתכן ששירות כזה יוכל לסייע לכם במגוון אופנים נוספים. למשל בפעילויות שגרתיות של הוצאת חשבוניות.
תועלות מובילות
לשירותי המזכירות תועלות רבות. אלה כמה דוגמאות בולטות במיוחד לכך:
- חסכון במשאבים – ראשית, גישה זו עשויה לחסוך לעסק שמיישם אותה באופן חכם, לא מעט משאבים. במקום עמדות מזכירות פנימיות, עם שולחן, כיסא, מחשב, טלפון וכדומה, הציוד הוא באחריות הספק ולא צריך לעניין את העסק כלקוח. כל ההוצאות על רכישתו, תחזוקתו, החלפתו וכדומה, פשוט יורדות מהפרק.
- צורת העסקה משופרת – כמו כן, העובדה שהעובדים אינם בתוך העסק, גם פיזית וגם מאחר שאינם עובדים שכירים, מפשטת ומקלה.
- שיפור ההשקעה בכיוונים אחרים – את המשאבים שחוסכים בצורה כזו, ניתן להשקיע כעת בכיוונים אחרים.
- שיטה וותיקה עם תועלות מוכחות – עצם הגישה של מיקור חוץ, איננה חדשה. פירוש הדבר, שהיא הוכיחה עצמה בשטח ולכן עדיין רואים אותה בשימוש נרחב, גם אם היא מתבטאת באופנים חדשים.
- איכות – חשוב לציין, שבחירה בשירותי מזכירות לא חייבת להתבטא בירידה ברמת העבודה. למעשה, בחירה בנותני שירות איכותיים בתחום זה, עשויה אף לשפר אותה!
- גמישות – מיקור חוץ, כולל בשירותי מזכירות, מספק גמישות פעולה יוצאת דופן. ניתן לשכור שירות כזה לכל היקף זמן רצוי ובכל היקף רצוי (כלומר גם יותר ממזכירה אחת).
- מספר טלפון ייעודי – שירות מזכירות במיקור חוץ יעשה שימוש במספר טלפון ייעודי עבור העסק.
לסיכום
מומלץ לכל עסק אשר מחפש דרכים להתייעלות, לבדוק לעומק את נושא שירותי המזכירות.
